Arsip

Sebuah perusahaan yang baik harus memiliki arsip yang baik dan dengan mudah bisa mencarinya kembali saat dibutuhkan (Adh).

arsip1Tugas utama seorang sekretaris, selain koresponden, adalah ARSIP. Saya sangat fokus terhadap kearsipan karena merupakan bagian dari gerak sebuah managemen yang baik dan sempurna. Adakalanya kita menganggap arsip hal yang sepele dan tidak berguna, tetapi itu pandangan yang sangat keliru. Arsip haruslah menjadi bagian utama dari sebuah organisasi. Apabila tidak memiliki sistematika arsip yang baik, maka organisasi ini tidak akan bisa berjalan baik. Saya beberapa kali mengunjungi dokter. Di sana terlihat bahwa dokter yang terkenal, bagus dan pintar memiliki sistem arsip dan data pasien. Kalau ke dokter ternyata nama anda tidak ada, walau sebagai pasien lama, lebih baik batalkan saja kunjungan anda.

Dalam suatu seminar perhotelan yang dilaksanakan oleh sebuah grup perusahaan besar di Hotel Mulia dan bekerja sama dengan sebuah bank terkemuka, topik yang dibicarakan adalah customer satisfaction atau kepuasan pelanggan. Pembicara mengatakan bahwa arsip adalah awal segalanya dalam memuaskan pelanggan. Seperti halnya penerbangan Singapore Airlines. Untuk Raffles Class dan First Class, ia memiliki arsip data penumpang lengkap. Mulai dari anak-anak, cucu, kesukaan makanan dan hobby. Saat kita duduk, stewardes akan bertanya apa khabar Pak…. Nama akan disebut lengkap. Apa kabar dengan Ibu…. Nama lengkap juga disebut. Saat makanan dihidangkan percayalah bahwa makanan kesukaan anda sudah tersedia. Kalau saya yang naik SQ jarak jauh pasti ada gado-gado dan rujak buah. Kalau short range pasti ada bakuteh.Demikian ketatnya mereka merawat arsip. Jika setahun kemudian baru terbang lagi, masakan kesenangan anda pasti tidak dilupakan.

Di kantor saya, arsip ditangani oleh Corporate Secretary, tapi kondisinya masih jauh dari sempurna. Kami terus belajar belajar dan harus belajar bagaimana membuat arsip yang baik dan sempurna. Bayangkan kalau seorang customer mau mengetahui datanya setahun lalu harus menunggu berjam-jam. Atau dengan kata maaf, arsip anda sudah kami buang. Di sana kekecewaan akan dimulai dan tidak ada appreciation. Berbeda dengan seorang customer datang dan semua data sudah kita siapkan sampai apa yang diperlukannya.

Saya mau belajar membuat arsip, baik soft copy (harus di back up) maupun hardcopy dalam tiga rangkap, yaitu file induk, sub file dan sub-sub file. Semoga bisa membuat arsip baik. Kita di rumah juga demikian, semua arsip KTP, KK, ATM, Kartu Kredit, Passport, Akte Lahir, Akte Kawin sudah harus discan dan difile, juga difotocopy minimal rangkap dua dan di arsip. Coba kita belajar dari pengalaman. Bila seorang datang di gereja dan harus bawa semua arsipnya, karena arsipnya sudah hilang semua, atau dia cuma minta Surat Keterangan dalam waktu hitungan menit dia sudah mendapatkan Surat Keterangan lengkap. Ia tidak usah tanya tempat tanggal lahir dan surat kawin karena semua datanya sudah tersimpan rapi di gereja.
Dalam dunia usaha juga demikian. Semakin baik arsipnya semakin kuat perusahaan tersebut. Saya sendiri melihat bahwa salah satu kelemahan kita semua adalah tidak mau membuat arsip sebagai hal penting. Belum lama ini saya berdiskusi dengan tim HRD saya. Saya mengingatkan mereka tentang data base. Ada data-base yang hidup. Ada data yang bisa dikomunikasikan. Ada data yang dipublish dan ada yang mati. Sayangnya para petinggi pun masih belum concern terhadap arsip. Coba kita lihat negara kita mempersiapkan arsip nasional sungguh luar biasa. Mudah-mudahan ada kesempatan kita bisa ke sana dan belajar dan belajar.

Arsip pribadi kita juga macam-macam. Ada arsip yang kita kerjakan. Ada juga arsip-arsip tentang apa yang telah dilakukan sepanjang tahun dan sepanjang hidup kita. Saya mengajak semua sahabat mari kita mulai membuat arsip yang baik. Jangan berpikir bahwa usaha anda sia-sia. Negara akan kuat bila dimulai dari seluruh rakyat memiliki arsip yang baik dan sempurna.

Semoga kita terus belajar bagaimana membuat arsip yang baik. Idealnya bukan buat kita saja, keluarga, sahabat dan lingkungan tapi arsip buat Tuhan. Semua yang kita lakukan dan kita perbuat bagi meluaskan kerajaan-Nya. Tuhan memberkati. Salam dan doa.

2 responses to this post.

  1. arsip merupakan hal yang penting dalam kehidupan, dengan adanya pengarsipan, kita lebih mudah mencari sebuah file yang ingin dipakai.

    Reply

  2. Posted by Kevin Julian on March 24, 2014 at 10:03 am

    Sebuah usaha tidak akan berjalan baik jika usaha tersebut tidak memiliki arsip. Saya sangat setuju dengan artikel ini, karena dengan adanya arsip, kita dapat melihat dan mempunyai catatan dalam hidup dan usaha kita dan akan tersimpan dalam waktu lama.

    Reply

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: