Rapat

Rapat menjadi bagian dari pengambilan keputusan.

board-meetingCor unum et anima una (Satu hati satu pikiran). Semboyan ini saya pilih saat terpilih menjadi Koordinator Bidang Teritorial tahun 2005 di mana saya merasa bahwa setiap kelompok apa saja harus bisa sehati sejiwa untuk mendapatkan suatu kesepakatan untuk menjalankan roda organisasi. Perbedaan pendapat itu biasa dan logis, tetapi akan menjadi tidak biasa, kalau ada unsur pemaksaan kehendak. Di sana akan menghasilkan hal-hal yang kurang diingini.
Perjalanan waktu memang cepat sekali sehingga kita harus bisa memanfaatkannya semaksimal mungkin. Dalam setiap rapat, saya selalu mengusulkan yang ideal adalah 60 menit, maksimal 90 menit. Kita menggunakan waktu rapat lebih dari 60 menit adalah hal luar biasa, tetapi rapat terlalu panjang menunjukkan pemanfaatan waktu yang sia-sia.
Suatu hari waktu saya di Singapura, saya mengikuti suatu simposium. Sebelum rapat dimulai, pimpinan sinposium memberikan agenda dan menunjuk seorang untuk mengawal waktu. Saya langsung teringat setiap akan rapat kabinet atau sidang konvensi Lions Clubs Indonesia atau rapat-rapat dalam Clubs, maka selalu ditunjuk satu orang untuk mengawal waktu. Dia disebut seargent of arms, yang memiliki kekuasaan menghentikan pembicaraan, menentukan waktu bicara dan mengarah supaya pembicaraan terarah, termasuk juga ketika pimpinan rapat terlalu bertele-tele.
Pengambilan suara sudah diatur dengan warna kartu. Kartu merah sebagai pemegang suara, kartu kuning sebagai alternate kalau pemegang suara berhalangan. Selain itu ada juga Tail Twister, seorang yang ditunjuk sebagai penggembira, di mana rapat harus ceria dan melakukan ice breaking kalau terjadi deadlock, membuat peserta rapat tidak ngantuk, dan memberi denda kalau ada yang ngobrol sendiri. Selain itu masih ada tamer, seorang yang ditunjuk menjadi penyedia sarana dan prasarana, termasuk urusan alat tulis, LCD, paper, termasuk makanan dll.
Lions Clubs memang merupakan suatu organisasi yang tertata sangat rapi dan indah, terutama soal rapat di mana protokoler sangat didahulukan, cara duduk, tempat duduk semua sudah diatur. Saya rasa kita boleh belajar banyak dari NGO terbesar di dunia ini, bahkan satu-satunya orgaanisasi NGO (Non Gouvernment Organization) yang bisa duduk dalam sidang PBB.
Rapat memang sangat penting untuk mengambil keputusan. Di kantor saya sudah diatur hanya 30 menit saja setiap pagi jam 08.30. Senen jatah BOD, Selasa HRD, Rabu Marketing, Kamis Operasi, Jumat Keuangan, dan Sabtu Libur bukan untuk berleha-leha tapi kesempatan untuk lobby, main golf, trainning dan lain sebagainya.
Sebagai CEO saya selalu berusaha membawa perusahaan dalam keadaan stabil, terkendali dan berjalan normal. Rapat akan menjadi sangat penting untuk mencapai keadaan demikian.
Satu pertanyaan juga sering datang, kalau rapat sama bawahan mereka selalu ABS (asal bapak senang) atau nurut wae, yang sulit itu kalau rapat dengan diri sendiri wah ini perlu perimbangan khusus.
Semoga kita semua selalu diberkati dengan pikiran positif untuk membangun jiwa dan pikiran, sehingga bisa menjadi pemimpin baik untuk bangsa dan negara, gereja, perusahaan juga memimpin diri kita sendiri.

About these ads

52 responses to this post.

  1. Rapat itu bagi saya kata kerennya dari musyawarah. Kedua nya merupakan cara dalam mencari jalan keluar dari masalah atau persoalan yang ada. Dalam sebuah pekerjaan, tentu tidak kita saja yang bekerja, namun juga melibatkan orang lain. Dalam hal ini, rapat sangat dibutuhkan. Selain mencari solusi, juga dapat melatih public speaking kita dan juga dapat lebih akrab dengan sesama pekerja lainnya.

    Reply

  2. Melalui rapat, kita dapat mencapai suatu kesepakatan dan juga menghasilkan ide-ide baru berdasarkan pendapat yang berbeda-beda. Tugas pemimpin rapat sangat penting agar setiap detik yang digunakan dalam rapat menjadi sangat berarti, keputusan dapat dilakukan secepatnya dan efektif. Rapat dengan adanya seorang penggembira menurut saya juga sangat baik agar membuat kita semakin semangat dan tidak mudah ngantuk dalam rapat.

    Reply

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Follow

Get every new post delivered to your Inbox.

%d bloggers like this: